Cổng thông tin điện tử Kiên Giang

Tin tức chính quyền điện tử

Xem với cỡ chữAA

Kiên Giang: Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trên địa bàn tỉnh

(13:12 | 04/03/2019)

Ủy ban nhân dân tỉnh vừa ban hành Quy chế ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản Hồ sơ công việc trên địa bàn tỉnh (kèm theo Quyết định số 278/QĐ – UBND ngày 01/2/2019)

Áp dụng cho tất cả các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Kiên Giang; các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Kiên Giang và các đơn vị trực thuộc, các đơn vị liên quan.

 

 
Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản

 

Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; gắn kết với chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản, hồ sơ công việc, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Kiên Giang.


Theo quy chế  việc chuyển giao văn bản đến:  Sau khi vào sổ văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết. Hoặc căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, văn thư chuyển giao văn bản cho đơn vị giải quyết. Quy trình xử lý văn bản đến được thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị. 


 Quy trình xử lý văn bản đi được thực hiện như quy trình phát hành văn bản giấy. Tuy nhiên, tất cả văn bản phát hành được cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như: Số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác.  Việc theo dõi việc chuyển phát văn bản đi chuyên viên phụ trách có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình phát hành. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết, xử lý đối với các trường hợp chậm trễ 


Để đảm bảo an toàn thông tin: Bộ phận chuyên môn sẽ sử dụng Mạng truyền số liệu chuyên dùng của UBND tỉnh hoặc Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước để kết nối các phần mềm dùng chung. Thực hiện quét và kiểm tra, diệt virus, mã độc cho các văn bản điện tử trước khi phát hành. Đảm bảo file văn bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm virus hoặc bị nhiễm các mã độc. Có các biện pháp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin mạng đối với hệ thống phần mềm dùng chung. Bảo đảm an toàn tài khoản người dùng để truy cập hệ thống liên thông. Hạn chế tối đa việc mở cổng kết nối trực tiếp hệ thống phần mềm dùng chung trên Internet khi chưa có các biện pháp bảo mật như: Mã hóa kênh truyền, xác thực người dùng bằng mật khẩu mạnh, truy cập hệ thống từ xa bằng mạng riêng ảo (VPN)…/.

Minh Ngọc